Q-Ware bv hecht belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leest u welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe lang, met wie wij ze delen en welke rechten u heeft. Wij handelen volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, Verordening (EU) 2016/679) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking
De verwerkingsverantwoordelijke is Q-Ware bv, Merellaan 6, 8710 Wielsbeke, België — ondernemingsnummer BE 0700.227.558 — info@q-ware.be — +32 495 16 47 96. Q-Ware bv heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; voor alle vragen over uw gegevens kunt u terecht op bovenstaand e-mailadres.
2. Op wie dit beleid van toepassing is
Dit beleid geldt voor bezoekers van de website q-ware.be, voor wie ons contacteert, en voor onze klanten, prospecten en leveranciers en hun contactpersonen.
3. Welke gegevens wij verwerken
Wanneer u onze website bezoekt
Onze webserver registreert automatisch technische gegevens: uw IP-adres, het tijdstip van het bezoek, de opgevraagde pagina, de browser en het besturingssysteem. Deze logboeken dienen uitsluitend voor de beveiliging en het goed functioneren van de website. Over cookies leest u meer in ons cookiebeleid.
Wanneer u ons contacteert
Via het contactformulier, per e-mail of telefonisch verwerken wij de gegevens die u ons zelf bezorgt: naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van uw bericht.
Wanneer u klant of leverancier bent
Wij verwerken identificatie- en facturatiegegevens (naam, adres, ondernemingsnummer, bankgegevens), de gegevens van uw contactpersonen (naam, functie, e-mailadres, telefoonnummer) en de correspondentie die bij onze samenwerking hoort. Voor IT-diensten verwerken wij bovendien technische gegevens over uw IT-omgeving (inventaris van toestellen, configuraties, gebruikersaccounts) voor zover dat nodig is om de overeengekomen diensten te leveren.
Gegevens die wij verwerken in opdracht van onze klanten
Bij het beheer van uw systemen, cloudomgevingen of back-ups kunnen wij toegang hebben tot persoonsgegevens van uw medewerkers, klanten of leveranciers. In dat geval treedt Q-Ware bv op als verwerker en u als verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwerken die gegevens uitsluitend volgens uw instructies en op basis van een verwerkersovereenkomst zoals bedoeld in artikel 28 AVG. Die overeenkomst maakt deel uit van onze dienstverlening; vraag ze op via info@q-ware.be.
4. Waarom en op welke rechtsgrond
| Doel | Rechtsgrond (art. 6 AVG) | Gegevens |
|---|---|---|
| Beantwoorden van uw vraag of offerteaanvraag | Precontractuele maatregelen op uw verzoek (art. 6.1.b) | Contactgegevens, inhoud van uw bericht |
| Uitvoeren van de overeenkomst: levering, installatie, ondersteuning, facturatie | Uitvoering van een overeenkomst (art. 6.1.b) | Klant- en contactgegevens, technische gegevens |
| Boekhouding en fiscale verplichtingen | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c) | Facturatiegegevens |
| Beveiliging van onze website en systemen | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) | Serverlogboeken, IP-adres |
| Bestaande klanten informeren over gelijkaardige diensten | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f), met recht op bezwaar | Contactgegevens van klanten |
| Niet-noodzakelijke cookies (als die gebruikt worden) | Uw toestemming (art. 6.1.a) | Zie cookiebeleid |
5. Hoe lang wij gegevens bewaren
- Contactaanvragen die niet tot een samenwerking leiden: tot 12 maanden na het laatste contact.
- Klant- en leveranciersgegevens: gedurende de samenwerking en daarna zolang de wettelijke bewaartermijnen en verjaringstermijnen lopen — boekhoudkundige stukken 7 jaar (art. III.86 Wetboek van economisch recht), contractuele documenten tot 10 jaar na het einde van de overeenkomst.
- Technische gegevens over uw IT-omgeving: gedurende de dienstverlening; daarna verwijderd of aan u bezorgd, tenzij anders overeengekomen.
- Serverlogboeken van de website: maximaal 12 maanden.
6. Met wie wij gegevens delen
Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij delen ze alleen met partijen die ons helpen onze diensten te leveren, en enkel voor zover nodig:
- Onze hostingprovider voor de website en e-mail (servers in België of de Europese Unie).
- Microsoft, voor onze eigen kantooromgeving (Microsoft 365) en voor clouddiensten die wij voor u inrichten. Microsoft verwerkt gegevens van Europese klanten binnen de EU-gegevensgrens (EU Data Boundary).
- Distributeurs en fabrikanten, uitsluitend de gegevens die nodig zijn om bestelde goederen te leveren, te registreren of garantie te laten gelden.
- Onze boekhouder, voor de wettelijke boekhouding.
- Overheden en gerechtelijke instanties wanneer de wet ons daartoe verplicht.
Met elke verwerker die voor ons werkt, sluiten wij een verwerkersovereenkomst.
7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Wij bewaren en verwerken gegevens in principe binnen de EER. Waar een leverancier gegevens toch buiten de EER verwerkt, gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met passende maatregelen.
8. Hoe wij uw gegevens beveiligen
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen, meervoudige authenticatie op onze systemen, toegang op basis van noodzaak, geteste back-ups en actueel gehouden software. Beveiliging is ons vak; wij passen op onze eigen omgeving toe wat wij onze klanten aanraden.
9. Uw rechten
U heeft het recht op inzage in uw gegevens, op verbetering, op wissing, op beperking van de verwerking, op overdraagbaarheid van de gegevens die u ons zelf bezorgde, en op bezwaar tegen verwerkingen op basis van ons gerechtvaardigd belang. Waar wij op uw toestemming steunen, kunt u die op elk moment intrekken, zonder dat dit de rechtmatigheid van de eerdere verwerking aantast.
U oefent deze rechten uit door een e-mail te sturen naar info@q-ware.be. Om misbruik te vermijden kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen. Wij antwoorden binnen één maand; bij complexe verzoeken kan die termijn met twee maanden verlengd worden, waarvan wij u dan verwittigen.
10. Klachten
Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthouder: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, +32 2 274 48 00, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
11. Wijzigingen
Wij kunnen dit beleid aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe diensten of gewijzigde wetgeving. De actuele versie staat altijd op deze pagina. Versie van 25 september 2026.