Artikel 1 — Definities en toepassingsgebied
1.1 “Q-Ware” is Q-Ware bv, Merellaan 6, 8710 Wielsbeke, België — ondernemingsnummer BE 0700.227.558 — info@q-ware.be — +32 495 16 47 96. “Klant” is elke onderneming die met Q-Ware een overeenkomst sluit. “Goederen” zijn hardware, software, licenties en andere producten die Q-Ware levert. “Diensten” zijn alle prestaties van Q-Ware, waaronder advies, installatie, configuratie, onderhoud, ondersteuning, beheer, ontwikkeling, consultancy en business analyse.
1.2 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elke offerte, bestelling, overeenkomst en factuur tussen Q-Ware en de Klant, met uitsluiting van de algemene voorwaarden van de Klant, ook wanneer die later worden meegedeeld. Afwijkingen gelden enkel als ze schriftelijk door Q-Ware zijn aanvaard.
1.3 Q-Ware levert uitsluitend aan ondernemingen. Door een bestelling te plaatsen bevestigt de Klant dat hij handelt voor beroepsdoeleinden.
Artikel 2 — Offertes en totstandkoming van de overeenkomst
2.1 Offertes zijn vrijblijvend en geldig gedurende 30 kalenderdagen, tenzij anders vermeld. Prijzen van goederen zijn onderworpen aan de prijzen en beschikbaarheid bij de leveranciers van Q-Ware op het ogenblik van de bestelling.
2.2 De overeenkomst komt tot stand bij schriftelijke bevestiging door Q-Ware (ook per e-mail) of bij aanvang van de uitvoering. Wijzigingen of bijkomende prestaties worden afzonderlijk aangerekend.
Artikel 3 — Prijzen
3.1 Alle prijzen zijn uitgedrukt in euro en exclusief btw, verzendkosten en eventuele installatiekosten, tenzij anders vermeld.
3.2 Diensten worden aangerekend volgens de overeengekomen prijs, een forfait of in regie tegen het geldende uurtarief. Verplaatsingen worden aangerekend volgens de tarieven in de offerte.
3.3 Terugkerende diensten (onderhoud, beheer, cloudabonnementen) kunnen jaarlijks worden aangepast aan de gezondheidsindex en aan prijswijzigingen van de onderliggende leveranciers, mits kennisgeving één maand vooraf.
Artikel 4 — Levering van goederen
4.1 Leveringstermijnen zijn indicatief. Vertraging geeft geen recht op schadevergoeding of ontbinding, tenzij de vertraging meer dan 60 dagen bedraagt en te wijten is aan Q-Ware.
4.2 Het risico op verlies of beschadiging gaat over op de Klant bij levering. Levering gebeurt op het adres van de Klant of door afhaling, zoals overeengekomen.
4.3 De Klant controleert de goederen bij levering. Zichtbare gebreken of niet-conformiteit worden op straffe van verval binnen 8 kalenderdagen na levering schriftelijk gemeld. Verborgen gebreken worden gemeld binnen 8 kalenderdagen na ontdekking en uiterlijk binnen de garantietermijn.
Artikel 5 — Eigendomsvoorbehoud
5.1 Geleverde goederen blijven de exclusieve eigendom van Q-Ware tot de volledige betaling van de prijs, in hoofdsom, kosten en interesten. Tot dat ogenblik mag de Klant de goederen niet vervreemden, verpanden of aan derden ter beschikking stellen, en moet hij ze als herkenbare eigendom van Q-Ware bewaren en verzekeren.
5.2 Bij niet-betaling mag Q-Ware de goederen terugnemen, waar ze zich ook bevinden, zonder voorafgaande ingebrekestelling en onverminderd haar recht op schadevergoeding. De Klant verleent daartoe toegang tot zijn lokalen.
5.3 Het risico blijft niettemin bij de Klant vanaf de levering (artikel 4.2).
Artikel 6 — Garantie op goederen
6.1 Voor geleverde goederen geldt uitsluitend de garantie van de fabrikant of leverancier, volgens diens voorwaarden en termijnen. Q-Ware bemiddelt bij garantieaanvragen, maar is zelf geen garantieverstrekker.
6.2 De garantie vervalt bij verkeerd gebruik, ongeval, tussenkomst door derden, wijziging van de goederen, of niet-naleving van de instructies van de fabrikant.
6.3 Software en licenties worden geleverd onder de licentievoorwaarden van de uitgever. Q-Ware geeft geen andere garantie op software dan die van de uitgever.
Artikel 7 — Diensten
7.1 Q-Ware voert haar diensten uit naar best vermogen, volgens de regels van de kunst. Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen gaat Q-Ware een inspanningsverbintenis aan en geen resultaatsverbintenis.
7.2 De Klant verleent Q-Ware tijdig alle informatie, toegang, wachtwoorden, licenties en medewerking die nodig zijn voor de uitvoering. Vertraging of meerkosten door het ontbreken daarvan zijn voor rekening van de Klant.
7.3 Back-ups. De Klant blijft verantwoordelijk voor zijn gegevens en voor een actuele back-up daarvan vóór elke tussenkomst van Q-Ware, tenzij een back-updienst uitdrukkelijk deel uitmaakt van de overeenkomst. Q-Ware is niet aansprakelijk voor verlies van gegevens waarvan geen bruikbare back-up bestond.
7.4 Q-Ware mag voor de uitvoering beroep doen op onderaannemers en leveranciers.
7.5 Q-Ware is niet verantwoordelijk voor de werking, beschikbaarheid of beveiliging van producten en diensten van derden (onder meer software, clouddiensten, telecomdiensten en internetverbindingen), ook niet wanneer zij die in opdracht van de Klant heeft aanbevolen, geleverd of ingericht.
Artikel 8 — Ontwikkeling, configuratie en oplevering
8.1 Op maat gemaakte ontwikkelingen, configuraties en documenten worden opgeleverd op basis van de schriftelijk overeengekomen specificaties. Wat niet in de specificaties staat, maakt geen deel uit van de opdracht.
8.2 De Klant test de oplevering en meldt afwijkingen van de specificaties binnen 10 werkdagen. Bij gebrek aan gemotiveerde opmerkingen binnen die termijn, of bij ingebruikname, geldt de oplevering als aanvaard.
8.3 Wijzigingen aan de specificaties tijdens de uitvoering worden behandeld als bijkomende opdracht en afzonderlijk aangerekend.
Artikel 9 — Intellectuele eigendom
9.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op wat Q-Ware ontwikkelt, ontwerpt of opstelt — waaronder software, scripts, configuraties, documentatie, analyses, ontwerpen en methodieken — blijven uitsluitend eigendom van Q-Ware, ook na oplevering en betaling, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
9.2 Na volledige betaling verkrijgt de Klant een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de opgeleverde resultaten, beperkt tot zijn interne bedrijfsvoering en tot het doel waarvoor ze werden gemaakt. De Klant mag de resultaten niet verkopen, verhuren, in sublicentie geven of aan derden ter beschikking stellen.
9.3 Kennis, ervaring en herbruikbare componenten die Q-Ware bij een opdracht opdoet of gebruikt, mag zij vrij aanwenden voor andere klanten, zonder daarbij vertrouwelijke informatie van de Klant bekend te maken.
9.4 Software en materiaal van derden blijven onderworpen aan de rechten en licentievoorwaarden van die derden.
9.5 De Klant staat ervoor in dat het materiaal dat hij aan Q-Ware bezorgt geen rechten van derden schendt en vrijwaart Q-Ware tegen aanspraken in dat verband.
Artikel 10 — Betaling
10.1 Facturen zijn betaalbaar binnen 30 kalenderdagen na factuurdatum, tenzij anders vermeld. Q-Ware mag een voorschot vragen; goederen op bestelling kunnen volledig vooraf gefactureerd worden.
10.2 Bij niet-betaling op de vervaldag is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een interest verschuldigd tegen de interestvoet bepaald in de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, evenals een forfaitaire vergoeding voor invorderingskosten van 40 euro en een schadevergoeding van 10 % van het openstaande bedrag met een minimum van 125 euro, onverminderd het recht van Q-Ware om de werkelijke hogere kosten te bewijzen.
10.3 Bij niet-betaling van één factuur worden alle andere facturen onmiddellijk opeisbaar en mag Q-Ware haar prestaties opschorten, na een schriftelijke verwittiging, tot de volledige betaling. Opschorting geeft de Klant geen recht op schadevergoeding.
10.4 Protest tegen een factuur gebeurt schriftelijk en gemotiveerd binnen 8 kalenderdagen na factuurdatum. Nadien geldt de factuur als aanvaard.
Artikel 11 — Aansprakelijkheid
11.1 De aansprakelijkheid van Q-Ware, uit welke hoofde ook, is beperkt tot het herstellen of opnieuw uitvoeren van de gebrekkige prestatie, of, als dat niet mogelijk is, tot het bedrag dat de Klant voor de betrokken bestelling of, bij terugkerende diensten, voor de laatste twaalf maanden van de betrokken dienst heeft betaald, met een absoluut maximum van 25.000 euro per schadegeval en per contractjaar.
11.2 Q-Ware is niet aansprakelijk voor onrechtstreekse schade, waaronder verlies of beschadiging van gegevens, winstderving, productieverlies, verlies van cliënteel, reputatieschade, kosten van vervanging, of aanspraken van derden.
11.3 Q-Ware is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van beveiligingsincidenten (waaronder ransomware, phishing en datalekken) wanneer de Klant de door Q-Ware aanbevolen beveiligingsmaatregelen niet of onvolledig heeft laten uitvoeren, wanneer de Klant of zijn medewerkers onzorgvuldig hebben gehandeld, of wanneer de oorzaak ligt bij producten of diensten van derden.
11.4 Deze beperkingen gelden niet bij opzet van Q-Ware, noch voor schade aan leven of fysieke integriteit, noch in de gevallen waarin de wet een beperking niet toelaat.
11.5 Elke vordering tegen Q-Ware vervalt indien zij niet binnen 6 maanden na het ontstaan van de schade schriftelijk is gemeld en binnen 12 maanden na die melding in rechte is ingesteld.
11.6 De Klant verbindt zich ertoe de bestuurders, medewerkers, onderaannemers en andere hulppersonen van Q-Ware niet rechtstreeks buitencontractueel aan te spreken voor schade die verband houdt met de uitvoering van de overeenkomst; deze bepaling geldt als beding ten gunste van derden in de zin van artikel 6.3 van het Burgerlijk Wetboek.
Artikel 12 — Gegevensbescherming
12.1 Beide partijen leven de AVG en de Belgische privacywetgeving na. Waar Q-Ware bij de uitvoering van diensten persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de Klant, treedt zij op als verwerker en de Klant als verwerkingsverantwoordelijke. De verwerkersovereenkomst van Q-Ware maakt in dat geval integraal deel uit van de overeenkomst.
12.2 De Klant staat ervoor in dat hij over een geldige rechtsgrond beschikt voor de persoonsgegevens die hij aan Q-Ware toevertrouwt.
Artikel 13 — Vertrouwelijkheid
13.1 Partijen behandelen alle informatie die zij in het kader van de samenwerking over elkaar vernemen — waaronder wachtwoorden, configuraties, bedrijfsgegevens en prijzen — als vertrouwelijk, gebruiken ze uitsluitend voor de uitvoering van de overeenkomst en delen ze niet met derden, behalve met medewerkers en onderaannemers die ze nodig hebben en aan dezelfde verplichting gebonden zijn. Deze verplichting blijft 5 jaar na het einde van de overeenkomst gelden.
Artikel 14 — Overmacht
14.1 Q-Ware is niet aansprakelijk voor het niet of laattijdig nakomen van haar verplichtingen door omstandigheden buiten haar redelijke controle, waaronder storingen bij leveranciers, telecom- of stroomonderbrekingen, cyberaanvallen, leveringsproblemen, ziekte, staking, brand, natuurrampen, overheidsmaatregelen of epidemieën. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mag elke partij de overeenkomst schriftelijk beëindigen zonder schadevergoeding; reeds geleverde prestaties blijven verschuldigd.
Artikel 15 — Duur en beëindiging
15.1 Overeenkomsten van terugkerende diensten (onderhoud, beheer, ondersteuning, abonnementen) worden aangegaan voor de overeengekomen duur en nadien stilzwijgend verlengd voor opeenvolgende periodes van één jaar, tenzij een partij opzegt per aangetekende brief of e-mail met ontvangstbevestiging, met een opzegtermijn van 3 maanden vóór de vervaldag. Cloud- en licentieabonnementen van derden volgen de looptijd en opzegregels van die derden.
15.2 Elke partij mag de overeenkomst zonder opzegtermijn beëindigen indien de andere partij een wezenlijke verplichting niet nakomt en dat niet herstelt binnen 15 dagen na een schriftelijke ingebrekestelling, of bij faillissement, vereffening of kennelijk onvermogen van de andere partij.
15.3 Bij beëindiging bezorgt Q-Ware, op verzoek en tegen betaling van de openstaande facturen, de gegevens en toegangen van de Klant die zij beheert, binnen een redelijke termijn en in een gangbaar formaat. Verplichtingen die naar hun aard doorlopen (betaling, vertrouwelijkheid, intellectuele eigendom, aansprakelijkheid) blijven na beëindiging gelden.
Artikel 16 — Diverse bepalingen
16.1 Is een bepaling van deze voorwaarden nietig of niet-afdwingbaar, dan blijven de overige bepalingen gelden en vervangen partijen de nietige bepaling door een geldige die de bedoeling ervan zo dicht mogelijk benadert.
16.2 Het niet-uitoefenen van een recht door Q-Ware houdt geen afstand van dat recht in.
16.3 De Klant mag zijn rechten en verplichtingen niet overdragen zonder schriftelijke toestemming van Q-Ware.
16.4 Q-Ware mag deze voorwaarden wijzigen; op lopende overeenkomsten blijft de versie gelden die bij het sluiten ervan van toepassing was, tenzij de Klant de gewijzigde versie aanvaardt.
Artikel 17 — Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
17.1 Op alle overeenkomsten tussen Q-Ware en de Klant is uitsluitend het Belgische recht van toepassing, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag.
17.2 Alle geschillen behoren tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement West-Vlaanderen, afdeling Kortrijk, waaronder de Ondernemingsrechtbank Gent, afdeling Kortrijk, onverminderd het recht van Q-Ware om de Klant voor de rechtbank van diens eigen zetel te dagvaarden. Versie van 25 september 2026.