Q-Ware bv attache de l’importance à la protection de vos données personnelles. Cette politique de confidentialité vous explique quelles données nous traitons, pourquoi, pendant combien de temps, avec qui nous les partageons et quels sont vos droits. Nous agissons conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD, règlement (UE) 2016/679) et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.
1. Qui est responsable du traitement
Le responsable du traitement est Q-Ware bv, Merellaan 6, 8710 Wielsbeke, Belgique — numéro d’entreprise BE 0700.227.558 — info@q-ware.be — +32 495 16 47 96. Q-Ware bv n”a pas désigné de délégué à la protection des données ; pour toute question relative à vos données, adressez-vous à l”adresse e-mail ci-dessus.
2. À qui s’applique cette politique
Cette politique s’applique aux visiteurs du site q-ware.be, aux personnes qui nous contactent, ainsi qu’à nos clients, prospects et fournisseurs et à leurs personnes de contact.
3. Quelles données nous traitons
Lorsque vous visitez notre site
Notre serveur web enregistre automatiquement des données techniques : votre adresse IP, l’heure de la visite, la page demandée, le navigateur et le système d’exploitation. Ces journaux servent uniquement à la sécurité et au bon fonctionnement du site. Vous trouverez plus d’informations sur les cookies dans notre politique en matière de cookies.
Lorsque vous nous contactez
Via le formulaire de contact, par e-mail ou par téléphone, nous traitons les données que vous nous communiquez vous-même : nom, entreprise, adresse e-mail, numéro de téléphone et contenu de votre message.
Lorsque vous êtes client ou fournisseur
Nous traitons les données d’identification et de facturation (nom, adresse, numéro d’entreprise, coordonnées bancaires), les données de vos personnes de contact (nom, fonction, adresse e-mail, numéro de téléphone) et la correspondance liée à notre collaboration. Pour les services IT, nous traitons en outre des données techniques relatives à votre environnement IT (inventaire des appareils, configurations, comptes utilisateurs) dans la mesure nécessaire à la fourniture des services convenus.
Données que nous traitons pour le compte de nos clients
Dans le cadre de la gestion de vos systèmes, environnements cloud ou sauvegardes, nous pouvons avoir accès à des données personnelles de vos collaborateurs, clients ou fournisseurs. Dans ce cas, Q-Ware bv agit comme sous-traitant et vous comme responsable du traitement. Nous traitons ces données exclusivement selon vos instructions et sur la base d’un contrat de sous-traitance au sens de l’article 28 du RGPD. Ce contrat fait partie de nos services ; demandez-le via info@q-ware.be.
4. Pourquoi et sur quelle base juridique
| Finalité | Base juridique (art. 6 RGPD) | Données |
|---|---|---|
| Répondre à votre question ou demande d’offre | Mesures précontractuelles à votre demande (art. 6.1.b) | Coordonnées, contenu de votre message |
| Exécution du contrat : livraison, installation, support, facturation | Exécution d’un contrat (art. 6.1.b) | Données client et de contact, données techniques |
| Comptabilité et obligations fiscales | Obligation légale (art. 6.1.c) | Données de facturation |
| Sécurité de notre site et de nos systèmes | Intérêt légitime (art. 6.1.f) | Journaux serveur, adresse IP |
| Informer les clients existants de services similaires | Intérêt légitime (art. 6.1.f), avec droit d’opposition | Coordonnées des clients |
| Cookies non nécessaires (s’ils sont utilisés) | Votre consentement (art. 6.1.a) | Voir la politique en matière de cookies |
5. Combien de temps nous conservons les données
- Demandes de contact ne débouchant pas sur une collaboration : jusqu’à 12 mois après le dernier contact.
- Données clients et fournisseurs : pendant la collaboration et ensuite aussi longtemps que courent les délais légaux de conservation et de prescription — pièces comptables 7 ans (art. III.86 du Code de droit économique), documents contractuels jusqu’à 10 ans après la fin du contrat.
- Données techniques relatives à votre environnement IT : pendant la durée des services ; ensuite supprimées ou remises, sauf convention contraire.
- Journaux serveur du site : 12 mois maximum.
6. Avec qui nous partageons les données
Nous ne vendons jamais vos données. Nous ne les partageons qu’avec des parties qui nous aident à fournir nos services, et uniquement dans la mesure nécessaire :
- Notre hébergeur pour le site et l’e-mail (serveurs en Belgique ou dans l’Union européenne).
- Microsoft, pour notre propre environnement bureautique (Microsoft 365) et pour les services cloud que nous mettons en place pour vous. Microsoft traite les données des clients européens à l’intérieur de la frontière de données de l’UE (EU Data Boundary).
- Distributeurs et fabricants, uniquement les données nécessaires pour livrer, enregistrer ou faire valoir la garantie des produits commandés.
- Notre comptable, pour la comptabilité légale.
- Autorités publiques et judiciaires lorsque la loi nous y oblige.
Nous concluons un contrat de sous-traitance avec chaque sous-traitant qui travaille pour nous.
7. Transfert en dehors de l’Espace économique européen
En principe, nous conservons et traitons les données au sein de l’EEE. Lorsqu’un fournisseur traite malgré tout des données en dehors de l’EEE, cela se fait sur la base d’une décision d’adéquation de la Commission européenne ou des clauses contractuelles types de la Commission européenne, complétées par des mesures appropriées.
8. Comment nous sécurisons vos données
Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées : connexions chiffrées, authentification multifacteur sur nos systèmes, accès selon le principe du besoin d’en connaître, sauvegardes testées et logiciels tenus à jour. La sécurité est notre métier ; nous appliquons à notre propre environnement ce que nous recommandons à nos clients.
9. Vos droits
Vous avez le droit d’accéder à vos données, de les faire rectifier, de les faire effacer, de limiter le traitement, à la portabilité des données que vous nous avez fournies, et de vous opposer aux traitements fondés sur notre intérêt légitime. Lorsque nous nous fondons sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela n’affecte la licéité du traitement antérieur.
Vous exercez ces droits en envoyant un e-mail à info@q-ware.be. Pour éviter tout abus, nous pouvons vous demander de justifier de votre identité. Nous répondons dans un délai d’un mois ; pour les demandes complexes, ce délai peut être prolongé de deux mois, auquel cas nous vous en informons.
10. Réclamations
Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données, faites-le-nous d’abord savoir. Vous avez en outre toujours le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle belge : Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, +32 2 274 48 00, contact@apd-gba.be, www.autoriteprotectiondonnees.be.
11. Modifications
Nous pouvons adapter cette politique, par exemple en cas de nouveaux services ou de modification de la législation. La version actuelle figure toujours sur cette page. Version du 25 septembre 2026.