Article 1 — Définitions et champ d’application
1.1 « Q-Ware » désigne Q-Ware bv, Merellaan 6, 8710 Wielsbeke, Belgique — numéro d’entreprise BE 0700.227.558 — info@q-ware.be — +32 495 16 47 96. « Client » désigne toute entreprise qui conclut un contrat avec Q-Ware. « Biens » désigne le matériel, les logiciels, les licences et autres produits livrés par Q-Ware. « Services » désigne toutes les prestations de Q-Ware, notamment le conseil, l”installation, la configuration, la maintenance, le support, la gestion, le développement, la consultance et l”analyse business.
1.2 Les présentes conditions générales s’appliquent à toute offre, commande, contrat et facture entre Q-Ware et le Client, à l’exclusion des conditions générales du Client, même si celles-ci sont communiquées ultérieurement. Les dérogations ne sont valables que si Q-Ware les a acceptées par écrit.
1.3 Q-Ware ne livre qu’à des entreprises. En passant commande, le Client confirme qu’il agit à des fins professionnelles.
Article 2 — Offres et conclusion du contrat
2.1 Les offres sont sans engagement et valables 30 jours calendrier, sauf mention contraire. Les prix des biens sont soumis aux prix et à la disponibilité chez les fournisseurs de Q-Ware au moment de la commande.
2.2 Le contrat est conclu par confirmation écrite de Q-Ware (y compris par e-mail) ou par le début de l’exécution. Les modifications ou prestations supplémentaires sont facturées séparément.
Article 3 — Prix
3.1 Tous les prix sont exprimés en euros et hors TVA, frais d’expédition et éventuels frais d’installation, sauf mention contraire.
3.2 Les services sont facturés selon le prix convenu, un forfait ou en régie au tarif horaire en vigueur. Les déplacements sont facturés selon les tarifs de l’offre.
3.3 Les services récurrents (maintenance, gestion, abonnements cloud) peuvent être adaptés annuellement à l’indice santé et aux modifications de prix des fournisseurs sous-jacents, moyennant notification un mois à l’avance.
Article 4 — Livraison des biens
4.1 Les délais de livraison sont indicatifs. Un retard ne donne droit à aucune indemnité ni résolution, sauf s’il dépasse 60 jours et est imputable à Q-Ware.
4.2 Le risque de perte ou de dommage est transféré au Client à la livraison. La livraison a lieu à l’adresse du Client ou par enlèvement, comme convenu.
4.3 Le Client contrôle les biens à la livraison. Les défauts apparents ou la non-conformité sont signalés par écrit, sous peine de déchéance, dans les 8 jours calendrier suivant la livraison. Les vices cachés sont signalés dans les 8 jours calendrier suivant leur découverte et au plus tard dans le délai de garantie.
Article 5 — Réserve de propriété
5.1 Les biens livrés restent la propriété exclusive de Q-Ware jusqu’au paiement intégral du prix, en principal, frais et intérêts. Jusqu’à ce moment, le Client ne peut ni aliéner, ni mettre en gage, ni mettre les biens à la disposition de tiers, et doit les conserver et les assurer en tant que propriété identifiable de Q-Ware.
5.2 En cas de non-paiement, Q-Ware peut reprendre les biens, où qu’ils se trouvent, sans mise en demeure préalable et sans préjudice de son droit à indemnisation. Le Client donne à cet effet accès à ses locaux.
5.3 Le risque demeure néanmoins à charge du Client à partir de la livraison (article 4.2).
Article 6 — Garantie sur les biens
6.1 Pour les biens livrés, seule s’applique la garantie du fabricant ou du fournisseur, selon ses conditions et délais. Q-Ware intervient comme intermédiaire dans les demandes de garantie, mais n’est pas elle-même garant.
6.2 La garantie est exclue en cas d’usage inapproprié, d’accident, d’intervention par des tiers, de modification des biens ou de non-respect des instructions du fabricant.
6.3 Les logiciels et licences sont fournis sous les conditions de licence de l’éditeur. Q-Ware ne donne aucune autre garantie sur les logiciels que celle de l’éditeur.
Article 7 — Services
7.1 Q-Ware exécute ses services au mieux de ses capacités, selon les règles de l’art. Sauf convention expresse contraire, Q-Ware contracte une obligation de moyens et non de résultat.
7.2 Le Client fournit à Q-Ware, en temps utile, toutes les informations, accès, mots de passe, licences et la collaboration nécessaires à l’exécution. Les retards ou surcoûts dus à leur absence sont à charge du Client.
7.3 Sauvegardes. Le Client reste responsable de ses données et d’une sauvegarde à jour de celles-ci avant toute intervention de Q-Ware, sauf si un service de sauvegarde fait expressément partie du contrat. Q-Ware n’est pas responsable de la perte de données pour lesquelles il n’existait pas de sauvegarde utilisable.
7.4 Q-Ware peut faire appel à des sous-traitants et fournisseurs pour l’exécution.
7.5 Q-Ware n’est pas responsable du fonctionnement, de la disponibilité ou de la sécurité des produits et services de tiers (notamment logiciels, services cloud, services de télécommunication et connexions internet), même lorsqu’elle les a recommandés, livrés ou configurés à la demande du Client.
Article 8 — Développement, configuration et livraison
8.1 Les développements sur mesure, configurations et documents sont livrés sur la base des spécifications convenues par écrit. Ce qui ne figure pas dans les spécifications ne fait pas partie de la mission.
8.2 Le Client teste la livraison et signale les écarts par rapport aux spécifications dans les 10 jours ouvrables. À défaut de remarques motivées dans ce délai, ou en cas de mise en service, la livraison est réputée acceptée.
8.3 Les modifications des spécifications en cours d’exécution sont traitées comme une mission supplémentaire et facturées séparément.
Article 9 — Propriété intellectuelle
9.1 Tous les droits de propriété intellectuelle sur ce que Q-Ware développe, conçoit ou rédige — notamment logiciels, scripts, configurations, documentation, analyses, conceptions et méthodes — restent la propriété exclusive de Q-Ware, même après livraison et paiement, sauf convention écrite contraire.
9.2 Après paiement intégral, le Client obtient un droit d’utilisation non exclusif et non cessible sur les résultats livrés, limité à son fonctionnement interne et à la finalité pour laquelle ils ont été réalisés. Le Client ne peut ni vendre, ni louer, ni sous-licencier les résultats, ni les mettre à la disposition de tiers.
9.3 Les connaissances, l’expérience et les composants réutilisables que Q-Ware acquiert ou utilise dans le cadre d’une mission peuvent être librement employés pour d’autres clients, sans divulguer d’informations confidentielles du Client.
9.4 Les logiciels et matériels de tiers restent soumis aux droits et conditions de licence de ces tiers.
9.5 Le Client garantit que le matériel qu’il fournit à Q-Ware ne viole aucun droit de tiers et garantit Q-Ware contre toute réclamation à cet égard.
Article 10 — Paiement
10.1 Les factures sont payables dans les 30 jours calendrier suivant la date de facture, sauf mention contraire. Q-Ware peut demander un acompte ; les biens sur commande peuvent être facturés intégralement à l’avance.
10.2 En cas de non-paiement à l’échéance, un intérêt est dû de plein droit et sans mise en demeure, au taux fixé par la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros et une indemnité de 10 % du montant impayé avec un minimum de 125 euros, sans préjudice du droit de Q-Ware de prouver des frais réels plus élevés.
10.3 En cas de non-paiement d’une facture, toutes les autres factures deviennent immédiatement exigibles et Q-Ware peut suspendre ses prestations, après avertissement écrit, jusqu’au paiement intégral. La suspension ne donne au Client aucun droit à indemnisation.
10.4 Toute contestation d’une facture doit être faite par écrit et de manière motivée dans les 8 jours calendrier suivant la date de facture. Passé ce délai, la facture est réputée acceptée.
Article 11 — Responsabilité
11.1 La responsabilité de Q-Ware, à quelque titre que ce soit, est limitée à la réparation ou à la nouvelle exécution de la prestation défectueuse ou, si cela n’est pas possible, au montant payé par le Client pour la commande concernée ou, pour les services récurrents, pour les douze derniers mois du service concerné, avec un maximum absolu de 25.000 euros par sinistre et par année contractuelle.
11.2 Q-Ware n’est pas responsable des dommages indirects, notamment la perte ou l’altération de données, le manque à gagner, la perte de production, la perte de clientèle, l’atteinte à la réputation, les coûts de remplacement ou les réclamations de tiers.
11.3 Q-Ware n’est pas responsable des dommages résultant d’incidents de sécurité (notamment rançongiciels, hameçonnage et fuites de données) lorsque le Client n’a pas fait exécuter, ou seulement partiellement, les mesures de sécurité recommandées par Q-Ware, lorsque le Client ou ses collaborateurs ont agi avec négligence, ou lorsque la cause réside dans des produits ou services de tiers.
11.4 Ces limitations ne s’appliquent pas en cas de dol de Q-Ware, ni pour les dommages à la vie ou à l’intégrité physique, ni dans les cas où la loi n’autorise pas de limitation.
11.5 Toute action contre Q-Ware est prescrite si elle n’a pas été notifiée par écrit dans les 6 mois suivant la survenance du dommage et introduite en justice dans les 12 mois suivant cette notification.
11.6 Le Client s’engage à ne pas mettre directement en cause, sur le plan extracontractuel, les administrateurs, collaborateurs, sous-traitants et autres auxiliaires de Q-Ware pour des dommages liés à l’exécution du contrat ; cette disposition vaut stipulation pour autrui au sens de l’article 6.3 du Code civil.
Article 12 — Protection des données
12.1 Les deux parties respectent le RGPD et la législation belge relative à la vie privée. Lorsque Q-Ware traite des données personnelles pour le compte du Client dans le cadre de l’exécution de services, elle agit comme sous-traitant et le Client comme responsable du traitement. Le contrat de sous-traitance de Q-Ware fait alors partie intégrante du contrat.
12.2 Le Client garantit qu’il dispose d’une base juridique valable pour les données personnelles qu’il confie à Q-Ware.
Article 13 — Confidentialité
13.1 Les parties traitent comme confidentielles toutes les informations qu’elles apprennent l’une sur l’autre dans le cadre de la collaboration — notamment mots de passe, configurations, données d’entreprise et prix —, ne les utilisent que pour l’exécution du contrat et ne les partagent pas avec des tiers, sauf avec les collaborateurs et sous-traitants qui en ont besoin et sont tenus à la même obligation. Cette obligation subsiste 5 ans après la fin du contrat.
Article 14 — Force majeure
14.1 Q-Ware n’est pas responsable de l’inexécution ou de l’exécution tardive de ses obligations en raison de circonstances échappant à son contrôle raisonnable, notamment pannes chez des fournisseurs, interruptions de télécommunication ou d’électricité, cyberattaques, problèmes d’approvisionnement, maladie, grève, incendie, catastrophes naturelles, mesures des autorités ou épidémies. Si la force majeure dure plus de 60 jours, chaque partie peut résilier le contrat par écrit sans indemnité ; les prestations déjà fournies restent dues.
Article 15 — Durée et résiliation
15.1 Les contrats de services récurrents (maintenance, gestion, support, abonnements) sont conclus pour la durée convenue et ensuite tacitement reconduits pour des périodes successives d’un an, sauf résiliation par une partie par lettre recommandée ou e-mail avec accusé de réception, moyennant un préavis de 3 mois avant l’échéance. Les abonnements cloud et de licences de tiers suivent la durée et les règles de résiliation de ces tiers.
15.2 Chaque partie peut résilier le contrat sans préavis si l’autre partie manque à une obligation essentielle et n’y remédie pas dans les 15 jours suivant une mise en demeure écrite, ou en cas de faillite, de liquidation ou d’insolvabilité manifeste de l’autre partie.
15.3 En cas de résiliation, Q-Ware remet au Client, sur demande et contre paiement des factures impayées, les données et accès qu’elle gère, dans un délai raisonnable et dans un format courant. Les obligations qui, par nature, se prolongent (paiement, confidentialité, propriété intellectuelle, responsabilité) subsistent après la résiliation.
Article 16 — Dispositions diverses
16.1 Si une disposition des présentes conditions est nulle ou inapplicable, les autres dispositions restent en vigueur et les parties remplacent la disposition nulle par une disposition valable se rapprochant le plus de son intention.
16.2 Le fait pour Q-Ware de ne pas exercer un droit ne vaut pas renonciation à ce droit.
16.3 Le Client ne peut céder ses droits et obligations sans l’accord écrit de Q-Ware.
16.4 Q-Ware peut modifier les présentes conditions ; les contrats en cours restent régis par la version applicable lors de leur conclusion, sauf si le Client accepte la version modifiée.
Article 17 — Droit applicable et tribunal compétent
17.1 Tous les contrats entre Q-Ware et le Client sont exclusivement régis par le droit belge, à l’exclusion de la Convention de Vienne sur la vente internationale de marchandises.
17.2 Tous les litiges relèvent de la compétence exclusive des tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Flandre-Occidentale, division Courtrai, dont le Tribunal de l’entreprise de Gand, division Courtrai, sans préjudice du droit de Q-Ware d’assigner le Client devant le tribunal de son propre siège.
17.3 Les présentes conditions sont établies en néerlandais et traduites en français et en anglais. En cas de divergence, la version néerlandaise prévaut. Version du 25 septembre 2026.