Nouveau chez Q-Ware
Réunissez-vous. Q-Notes rédige le PV.
Posez votre smartphone sur la table et concentrez-vous sur la réunion. Q-Notes l’enregistre et en fait un procès-verbal : ce qui a été discuté, ce qui a été décidé et qui fait quoi pour quand. Directement dans Microsoft 365.
Pourquoi Q-Notes
Celui qui prend des notes participe moins. Tout retranscrire ensuite prend vite une heure par réunion. Et ce qui n’a pas été noté est oublié une semaine plus tard. Commence alors la discussion sur qui avait promis quoi.
Q-Notes prend cette tâche en charge. C’est une application de Q-Ware, conçue pour les PME qui travaillent avec Microsoft 365 : le PV, les actions et les documents arrivent là où votre équipe travaille déjà.
Comment ça marche
- Lancez l’enregistrement sur smartphone, tablette ou ordinateur. Même sans internet dans la salle de réunion : l’enregistrement est envoyé dès que la connexion revient.
- Réunissez-vous normalement. Personne ne doit écrire. Vous pouvez dessiner ou annoter un plan sur le tableau blanc de l’application, lié à ce qui se disait à ce moment-là.
- Le PV est prêt peu après la réunion : transcription, résumé par sujet, décisions et actions, en français, néerlandais, anglais ou allemand.
Ce que vous obtenez
- Les décisions à part de ce qui a seulement été discuté. Plus de discussions après coup.
- Des actions avec responsable et échéance, à envoyer vers Microsoft To Do.
- Toujours réécoutable : un doute sur ce qui a été dit ? Allez directement au bon moment de l’enregistrement.
- En un clic dans Microsoft 365 : le PV dans OneNote ou comme document dans OneDrive, pour toute l’équipe.
- Un tableau blanc lié à la discussion, aussi avec un plan ou une photo en arrière-plan.
Pour quelles réunions
| Réunion | Ce que Q-Notes produit |
|---|---|
| Réunions d’équipe et de direction | Un procès-verbal avec les décisions et qui fait quoi pour quand |
| Rendez-vous clients et projets | Un compte rendu à partager avec ceux qui n’étaient pas là |
| Réunions de chantier | Un rapport de chantier avec les actions par intervenant, même enregistré sans réseau |
Sécurisé, et dans l’UE
Les réunions sont confidentielles. C’est pourquoi :
- tout est chiffré (AES-256) sur des serveurs dans l’Union européenne ;
- la reconnaissance vocale et les résumés sont réalisés par défaut chez Mistral AI, un fournisseur français qui traite dans l’UE ;
- seule votre organisation voit vos réunions ;
- l’audio est effacé automatiquement après 30 jours, le reste après 6 mois.
Combien ça coûte
Pas d’abonnement : vous achetez un pack de minutes et payez à la minute d’enregistrement, à partir de 1,50 € par heure (HTVA). Chaque nouvelle organisation reçoit une seule fois 120 minutes gratuites, valables 7 jours, sans carte de crédit. Les packs et les prix sont sur q-notes.be.
Questions fréquentes
Les participants doivent-ils donner leur accord ?
Oui. Prévenez chacun à l’avance que la réunion est enregistrée et traitée automatiquement. Q-Notes vous demande de le confirmer à chaque enregistrement.
Le PV est-il fiable ?
La reconnaissance vocale est très bonne avec un enregistrement clair, mais pas infaillible. La transcription complète est donc jointe et vous pouvez réécouter chaque moment. Relisez le PV avant de le diffuser.
Ai-je besoin de Microsoft 365 ?
Pour les liens avec OneNote, OneDrive et To Do, oui : inscrivez-vous alors comme entreprise avec votre compte Microsoft 365. Sans Microsoft 365, un compte individuel (adresse e-mail et mot de passe, avec authentification à deux facteurs) suffit, mais sans ces liens.
Q-Ware peut-il aider à la mise en place ?
Oui. Si nous gérons déjà votre Microsoft 365, nous y configurons aussi Q-Notes : inscription, utilisateurs et liens. Sinon, nous voyons ensemble ce qu’il faut. Contactez-nous.
Essayez-le lors de votre prochaine réunion
120 minutes gratuites, sans carte de crédit. Vous préférez d’abord en parler ? C’est possible aussi.